Koordinatori konferencije osiguravaju nesmetano odvijanje događaja.
Koordinatori konferencije upravljaju svim aktivnostima koje konferencija čine uspješnom. Oni biraju predavače i prezentatore, plasiraju događaj i dogovaraju predavače i delegate. Koordinatori organiziraju konferencije za tvrtke, stručne i akademske institucije, izdavače i političke grupe. Uspjeh svojih događanja mjere brojem i kvalitetom delegata koje privlače i povratnim informacijama sudionika.
Zvučnici
Koordinatori rade s organizatorima konferencije kako bi razvili temu i program događaja. Kao koordinator morate identificirati predavače koji mogu obrađivati teme koje će zanimati publiku i pozvati ih da sudjeluju. Za akademske konferencije tražite predavače da predaju radove na ocjenu. Za poslovne konferencije tražite predavače za detalje o njihovim prezentacijama kako biste promovirali događaj potencijalnim delegatima. Morate također identificirati ljude koji mogu sudjelovati u raspravama za okruglim stolom i odabrati predavača koji će predstaviti svakog govornika i pružati veze tijekom konferencije.
raspored
Kad imate detalje o temama predavača, pripremite raspored, dodijelite vrijeme svakom predavaču i dovedete prezentacije u redoslijed. Koordinator mora najvažnije teme kategorizirati kao glavne prezentacije i dodijeliti im važne pozicije u rasporedu, poput otvaranja ili zatvaranja prezentacija. Tijekom konferencije izdvajate vrijeme za raspadne sesije u kojima se mogu sastati grupe delegata kako bi razgovarali o temama koje ih zanimaju. Pauze za osvježenje i ručak također moraju biti ugrađene u raspored.
Lokacija
Ako ne djelujete iz stalne baze, kao što je sveučilište ili konferencijski centar, morate odabrati mjesto događaja. Mjesto mora biti dostupno delegatima koje događaj treba privući. Ako je konferencija privlačna domaćoj ili međunarodnoj publici, morate odabrati mjesto koje se nalazi u blizini glavne zračne luke. Mjesta za lokalne ili regionalne konferencije moraju biti lako dostupna cestom ili željeznicom. Za konferencije koje traju više dana morate uzeti u obzir i smještaj delegata.
Promocija
Da bi privukao maksimalni broj delegata, koordinator konferencije mora promovirati konferenciju. Koristeći baze prethodnih sudionika i izglede, objavljujete početne detalje konferencije e-poštom i usmjeravate ljude na web mjesto. Web stranica konferencije mora sadržavati informacije o mjestu, rasporedu putovanja, govornicima i temama. To treba sadržavati internetsku ustanovu za registraciju i forum za delegate za postavljanje komentara o događaju. U nastavku konferencije koordinator mora nastaviti slati e-poštu potencijalnim klijentima koji se nisu registrirali, puštajući ažuriranja o govornicima i nudeći poticaje za registraciju.
Postrojenja
Koordinator konferencije mora provjeriti mjesto kako bi osigurao da ima sve sadržaje za konferenciju. Oprema i zasloni za prezentacije moraju biti provjereni, a mjesta za sjedenje predviđeni broj delegata. Dogovarate ugostiteljstvo i provjerite je li tim mjesta u potpunosti svjestan svojih dužnosti. Na dan događaja održavate kontakt s predavačima, govornicima i timom događanja kako biste osigurali da konferencija teče prema planu. Ako je potrebno, koordinator mora prilagoditi raspored kako bi održao kontinuitet i završio na vrijeme
Post-Event
Nakon konferencije koordinator traži od delegata za povratne informacije i uzima u obzir bilo kakve pritužbe ili probleme kako bi poboljšao buduće događaje. Održavate kontakt s delegatima i onima koji nisu mogli prisustvovati slanjem izvješća o konferenciji i objavljivanjem detalja o budućim konferencijama. Koordinator konferencije također mora dovršiti prihode i troškove kako bi osigurao da taj događaj ispuni svoje financijske ciljeve.
